大同大學印章管理辦法

作者: 來源: 發布時間:2013-06-05 19:22:59 閱讀次數:

第一章   

第一條  為了進一步規范學校各類印章的管理,完善印章刻制、使用手續,根據《國務院關于國家行政機關和企事業單位社會團體印章管理的規定》(國發[1999]25號,結合我校實際,特制定本辦法。 

第二條  本辦法所指印章包括學校黨委印章、學校印章(含學校鋼印)、院系部()黨總支、直屬黨支部印章、學校黨政職能部門印章、院系所印章和學校各種業務專用章、校內各社會團體(各種協會、學會、聯誼會等)印章、學校領導手章及電子印章等。 

第三條  學校黨委辦公室和校長辦公室是學校黨委、行政授權的學校各類印章的綜合管理部門,分別負責學校黨務和行政各類印章的審核、制發、補發、檢查等有關管理工作。 

第二章 印章申請、刻制和啟用

第四條  印章申請 

(一)印章刻制的申請:因業務需要或組織變更需刻制印章時,由主辦部門提交刻制印章申請書,并附學校或上級有關部門批準成立該機構的公文,分別報學校黨委辦公室和校長辦公室。 

(二)印章換發的申請:印章的印文磨損需要換發時,由用印單位提交換發申請書,并于文尾拓具印模,標明制發日期,分別報學校黨委辦公室或校長辦公室。用印單位來黨委辦公室或校長辦公室領新印章時,同時將磨損的舊印章交回封存。 

(三)印章補發的申請:印章損毀或遺失時,監印人員除向黨委辦公室和校長辦公室報告并依法公告作廢外,應提交補發印章申請書,并附原印章的種類、字體、制發日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處,送黨委辦公室或校長辦公室按本規定第五條,經核定后,由管理部門補發。補發印章的印文字體應有異于原印章,以示區別。遺失之印尋獲時,須即交黨委辦公室或校長辦公室依本辦法第二十六條辦理。 

第五條  印章的核定及制發 

(一)學校院、系,機關部、處,校直屬單位,黨總支、直屬黨支部以及省級各類科研機構的印章,分別由黨委辦公室或校長辦公室主任審核,學校主要黨政領導批準,黨委辦公室或校長辦公室制發。

(二)各種業務專用章(如財務專用章、學生假期火車票優待證明章等)、由學校有關職能部門簽署意見,校長辦公室主任審核,學校主管領導批準,校長辦公室制發。

(三)有關科技、文化研究所的印章,由其掛靠或主管單位簽署意見,校長辦公室主任審核,主管校領導批準,校長辦公室制發。

(四)領導手章(即領導人簽名章)的刻制,經學校領導同意,由黨委辦公室和校長辦公室主任核準,黨委辦公室和校長辦公室制發。手章由領導親筆書寫,刻成長方形。根據工作需要,校領導可刻制中文或英文手章。

(五)院系、機關部、處、室負有行政管理職能的下屬單位原則上不另制發印章。因工作需要確需制發印章的,由所在單位提出申請,詳細說明印章的名稱、用途、式樣和規格,經校長辦公室主任審核,學校主管領導批準,校長辦公室制發。

(六)學生社團組織(如各種協會、藝術團體等)一般不得刻制任何圓形公章,為便于工作開展, 經學生社團聯合會、團委批準后,可自備各種形式的藝術標志圖章或采用學生社團聯合會代章。

第六條  刻制本規定第四條第二款所列印章,由黨委辦公室和校長辦公室根據單位申請,擬寫公函,經大同市公安局審批后到指定地點刻制。刻制其它各類印章,由黨委辦公室和校長辦公室根據具體情況決定自辦或由用印單位承辦。

刻制學校二級單位黨政印章所需經費,由學校支付;刻制其它類型印章及二級單位下屬部門印章所需經費由各單位自付。 

第七條  印章的啟用 

(一)啟用印章一般應從便于工作銜接上考慮,確定印章的啟用時間。在選擇啟用時間后,提前向有關單位發出正式啟用印章的通知,注明正式啟用日期,并附印模,重要印章同時要報上級備案。 

(二)校內印章的啟用由黨委辦公室和校長辦公室負責,啟用通知由學校領導或黨委辦公室和校長辦公室主任簽發。 

(三)接啟用通知后,用章單位負責人或辦公室主任到黨委辦公室和校長辦公室辦理領取手續,留下印模,簽字,同時將應作廢的印章交回黨委辦公室和校長辦公室。

(四)業務專用章的啟用由各單位領導自行確定。對外產生效用的印章,如財務專用章、支票專用章等,在啟用前應將啟用時間、印章樣式通知各有關單位。 

(五)啟用印章前應掌握識別真偽的方法。黨委辦公室和校長辦公室和受印單位都須把啟用印章日期的材料和印模立卷歸檔并永久保存。 

第三章  印章的管理

第八條  各單位黨政正職領導以及分管領導應對本單位各類印章的使用情況進行監督、檢查,一般由院系辦公室主任及各單位指定的專人負責本單位印章的保管和使用(負責印章保管和使用的人員稱為監印人員,下同)。

印章平日隨用隨鎖,假日加封。如有遺失或誤用,由監印人員負完全責任。

第九條  對不合規定、不符合手續的用印,監印人員應提出異議并向本單位領導或黨委辦公室和校長辦公室報告。要提高警惕,嚴防私用、盜用公章。 

第十條  印章不固定換發年限。各單位監印人員對本單位各類印章每學期至少檢查一次,黨委辦公室和校長辦公室不定期對各單位現有的各類印章進行檢查、核實。 

第十一條  主管、監印人員交接時,應拓具印模樣本列冊專案移交,并報送黨委辦公室和校長辦公室備案。 

第十二條  印章遺失時須立即向單位領導、黨委辦公室和校長辦公室及保衛部門報告,并依法公布作廢。 

第四章 印章的使用

第十三條  印章的使用范圍 

(一)學校正式印章是按照國家規定,由教育部正式批準、刻制給予學校使用的,它代表學校的法定名稱,體現學校的權力、憑信和職責。對內對外使用。 

(二)部門、單位印章是經學校批準、刻制給各院、系、所和機關各部處使用的,只能以單位或部門名義在學校授權范圍內或學校批準經辦業務的權責范圍內使用,一般不對外使用,更不能未經學校授權對外簽訂具有法律效力的合同及其它契約類文書。對外使用時,不具有獨立的法人資格,沒有法律效力。對超出學校授權范圍或部門職責擅自使用而產生的不良后果,學校不負法律責任,并要追究當事者個人及其單位領導的責任。 

(三)專用印章是學校及各職能部門為履行自己的某一項專門業務而使用的印章。印文中除刊有機關或單位的法定名稱外,還刊有專門的用途,如財務專用章證明專用章等。專用印章不能代表學校或部門的權力,只代表印章上刊明的使用范圍。 

(四)鋼印僅限于加蓋在各種證書的照片上,不能作為文件、介紹信及其它票據憑證的有效標志,不能獨立使用。 

(五)校領導手章(簽名章),屬于機關或單位的公務章,代表學校領導人的身份,是行使職務的標志,具有權威性。 

第十四條  印章的使用程序

用印須由專人負責,不能隨意委托他人代為蓋印。文件或材料需用印時,用印單位應先填寫《用印申請單》,經主管領導核準、簽字后,連同經審核的文件等交監印人用印。凡批準手續不全的,一律不能用印,違反此規定所造成的一切后果,由監印人負責。 

學校、院系和直屬單位以及機關各職能部門印章的使用程序如下: 

(一)學校印章的使用,必須由用印單位或個人提出申請,報主管校領導審批,或由黨委辦公室或校長辦公室主任在領導授權范圍內審批,填寫用印登記表,監印人憑學校領導或辦公室主任簽字,經確認無誤,加蓋學校印章。 

(二)各院系、部、處,校直屬單位黨政印章的使用,由用印單位或個人提出申請,經單位主要黨政領導批準,填寫用印登記表,單位監印人員憑單位領導簽字,確認無誤,加蓋單位印章。 

(三)各職能單位在處理本部門職責范圍內的事務時,蓋部門印章。職能部門印章的使用,由單位主要負責人審批、簽字,填寫用印登記表,監印人員按規定用印。 

第十五條  使用印章的范圍一般應與批準人的職權相適應。蓋章后出現的意外情況由批準人負責。 

第十六條  監印人員在用印時要審閱、了解用印內容,不能不看內容就盲目蓋印,同時,還要看留存材料是否齊全。一般應注意的事項有: 

(一)公文、信函須保留有領導人簽批的草稿或《用印申請單》; 

(二)各類合同、協議等法律文書,須經部門負責人簽字、學校法律顧問審核并報分管校領導簽發后,方可使用合同章、校章。涉及重大問題的,分管校領導應報經校長或書記同意后再簽發。科研申報材料需加蓋校章或分管校領導手章的,須經科研處負責人簽字后,可由分管科研的校領導授權辦公室用印并至少留存一份相關材料; 

(三)對境外發出的函件若需加蓋校章,須先由外事處審核并由負責人簽字、經校領導簽發后,方可用印并至少留存一份相關材料;

(四)畢業證書、榮譽證書等要附有頒發文件領導人批準的書面材料、名冊及證書樣本,要逐一核對證書及名冊的人數是否相符,并點清證書數量與名冊的人數是否相同; 

(五)若確實沒有留存材料的,要詳細地記載用印情況。 

第十七條  每次用印都應當進行登記,登記的項目包括:用印日期、編號、內容摘要、批準人、用印單位、經辦人、監(施)印人、用印數以及留存材料等事項。 

第十八條  監印人員蓋章時精力要集中,用力要均勻,使蓋出的印章端正、清晰、美觀、便于識別,印章不能蓋歪或顛倒。以單位名義發出的公文、函件必須加蓋單位的印章。機關正式公文只在落款處蓋章。 

第十九條  學校所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對外開出的任何公文,應統一編號登記,以備查詢、存檔。使用帶存根據的公函或介紹信、證明信等要蓋兩處印章,一處蓋在公函連接線上,一處蓋在機關落款處。凡在落款處加蓋的印章,都要騎年蓋月。一般不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需要開具時,必須經主管校領導簽字方可開出,持空白介紹信外出工作回來后必須向學校匯報其介紹信的用途,未使用的必須交回。 

第二十條  監印人員應定期整理留存材料,把用印留存的材料進行編號整理,歸檔備案,對其中具有考查價值的,要在年終整理立卷時歸檔保存。 

第二十一條  正式印章必須在辦公室內使用,不能將印章攜帶出機關或單位以外使用,印章不能脫離印章管理人員的監督。各級領導不得私自用章。 

第二十二條  監印人對未經本單位負責人判定是否準予用印的文件,不得擅自用印,違反規定者將追究當事人的法律責任。 

第五章 印章的停用、銷毀

第二十三條  單位印章在單位名稱變更、機構撤銷和式樣變更時應即行停用。停用印章要發文通知有關單位,并在通知中說明停用原因,標明停用印章的印模和停用時間。停用的廢印不得在原單位長期留存,要及時送交黨委辦公室和校長辦公室處理。 

第二十四條  舊印章停用后,已失去原有的法人標志或行政效力,不能作為現行機關、單位職權活動的憑證。 

第二十五條  因單位名稱變更,或改變隸屬關系,使舊印章停用,而新印章尚未刻制出來時,若有工作急需使用印章,可以采用代章的辦法,即用其它的印章代替應使用的印章,代章的使用手續與正式印章相同。代章要在落款后面注明字。黨政機關之間代章必須是同級或是上級代下級,下級或者沒有任何關系的單位一般不能代章。 

第二十六條  黨委辦公室和校長辦公室收回廢舊印章后要進行登記銷帳。對于重要單位或具有保存價值的印章應送學校檔案館封存;對于一般單位或臨時性單位,保存價值不大的印章應集中起來,定期銷毀;屬領導個人的手章,可退還給本人或移交學校檔案館封存;一般戳記,可以經單位領導批準予以銷毀。 

第二十七條  銷毀廢舊印章,必須報請單位負責人批準,銷毀時要有主管印章的人員監銷。所有銷毀的廢舊印章都要留下印模進行保存,以備日后查考之用。

第六章   

第二十八條  本辦法由黨委辦公室和校長辦公室負責解釋。此前學校及各單位制定的印章管理規定,與本辦法不相符合的,以本辦法規定為準。

   第二十九條  本辦法自發布之日起實行。
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