山西大同大學行政公文處理辦法

作者: 來源: 發布時間:2020-10-06 15:40:41 閱讀次數:

山西大同大學行政公文處理辦法

第一章   

第一條  為使我校行政公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文質量和公文處理效率,根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔201214號)和教育部、山西省有關文件精神,結合我校實際情況,特制定本辦法。

第二條  行政公文是我校在行使管理職能過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條  公文處理指公文的擬制、辦理、管理、立卷(整理)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作;公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。

第四條 本辦法適用于我校行政部門中的公文處理。

山西大同大學校長辦公室是學校行政公文的管理部門,負責指導各院(系)、行政處(室)的公文處理工作。

學校各部門負責人主管本部門的公文處理工作,并應確定一名秘書負責該工作。

第五條  學校各部門負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守公文處理辦法,并加強對本部門公文處理工作的檢查和領導。

第二章  公文種類

第六條  學校各部門應當根據其隸屬關系、職權范圍、發文目的以及公文內容、行文關系等,正確選用公文種類。適用于我校的行政公文種類主要有:

()決定:適用于對重大事項或重大活動作出決策和部署;獎懲有關部門及人員;變更或撤銷二級單位不適當的決定。

()通告:適用于學校在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

()通知:適用發布規章、辦法、細則等規范性文件;轉發上級機關、不相隸屬機關的公文,批轉下級單位的公文;要求下級部門辦理和需要有關單位周知或執行的事項。

()通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。

()報告:適用于向上級機關匯報工作、反映情況,答復上級機關的詢問。

()請示:適用于向上級機關請求指示、批準。

()批復:適用于答復校內各部門的請示事項。

()意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

()函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問、請求批準或答復有關事項。

()會議紀要:適用于記載校長辦公會議或其他重要會議情況和議定事項。

第三章  公文格式

第七條  公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

()涉及秘密的公文,應當標明密級和保密期限。緊急公文,應當根據緊急程度分別標明“特急”、“加急”。

()發文機關標識(公文版頭)應當使用發文機關全稱或規范化簡稱。我校行政公文的發文機關標識有4種:

1.“山西大同大學文件”。用于處理關系學校全局比較重大的問題,需要上報的文件以及依照上級規定必須以山西大同大學名義發文的事項。

2.“山西大同大學”。是山西大同大學文件的“信函格式”,用于處理學校日常行政事務,對校內各單位、部門發文,傳達校行政領導議定的工作意見,宣布、安排、布置常規的綜合性行政事務工作;向無隸屬關系的有關部門或單位請求批準和答復審批事項,學校及內設機構對外聯系工作等。

3.“山西大同大學校長辦公室文件”。主要用于校內各部門間行政事務處理,轉發行政各部門、各單位文件;校長辦公室對外聯系工作等;在學校行政授權范圍內,也可以學校名義對外行文。

4.“山西大同大學校長辦公室”。是校長辦公室文件的“信函格式”,用于校內事務性、臨時性行政安排、通知等。

為了提高工作效率,公文首頁紙由校長辦公室統一印制。

()行政公文的發文字號包括機關代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數字標識;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。聯合行文,只標主辦部門發文字號,不得有兩個發文字號。發文字號標識方法如下:

1.涉及學校全局性、綜合性問題,統一編號為“同大校〔20××〕×號”;

2.業務性公文使用學校簡稱加主辦部門歸口代字,比如,教務處以學校名義發文,編號為“同大教〔20××〕×號”。

3.以校長辦公室名義發文,發文字號為“同大辦〔20××〕×號”。

4.信函格式文件,按級別編為“同大函〔20××〕×號”或“同大辦函〔20××〕×號”。

校級公文和校長辦公室發文由校辦統一掌握文號,部門發文可參照本辦法執行相應規范。同一發文形式(指同一種公文版頭),按統一順序編號。文號、印章須與相應的公文版頭一致使用。

()上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列于發文字號右側。

()公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應標明發文機關。以信函格式發文時,標題中可略去學校名稱。除法規、規章、批轉或轉發的公文標題加書名號外,一般不用標點符號。

()主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。學校對校內所有行政處室和二級單位發文,用“各院、部、處、室,各有關單位”的統稱。

()公文如有附件,應當注明附件順序和名稱,并與公文主體一起裝訂、發送。

()公文除“會議紀要”發出的以外,應當加蓋印章。以學校名義制發的公文,使用“山西大同大學”印章。凡以部門名義制發的公文,使用與部門名稱一致的機關印章;單一部門制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文日期。聯合上報的公文,由主辦部門加蓋印章;聯合下發的公文,發文部門都應當加蓋印章。用印應當上不壓正文,下壓成文日期。

()成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發負責人的簽發日期為準。統一用阿拉伯數字標明完整的年、月、日,月、日不編虛位(即1不編01)。

()公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注于成文時間之下。

(十一)公文應當標注主題詞,位于生效標識(印章)之下,起首頂格,標注“主題詞:”字樣。主題詞的標注應在分析全文的基礎上正確選定能夠揭示文件主題的詞,一般按公文所涉及的范圍、內容、文種等,從規定的主題詞表中選用35個詞組。標引順序是先標類別詞,再標類屬詞。在標類屬詞時,先標反映文件內容的詞,最后標反映文件形式的詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

具體標識方法,請參閱《國務院公文主題詞表》。

(十二)當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置,使公文生效標識不能與正文同處一頁時,應通過調整公文的行間距等措施,使二者同處一頁。不得采用將生效標識單獨放在一頁并在其左上方標注“此頁無正文”的方法解決。

(十三)抄報是指上報除主送機關外的其他需要知曉公文內容的上級機關。位于主題詞之下,用兩條與圖文區等寬的平行實線作為邊界,形成“抄報欄”。

(十四)抄送是指發給除主送機關外的其他需要知曉公文內容的同級機關或不相隸屬的機關。位于主題詞或“抄報欄”之下,同樣用兩條與圖文區等寬的平行實線作為界線,形成“抄送欄”。多個抄送單位,應按照先外后內、先大后小順序排列。

(十五)印發機關和印發日期,位于抄送機關之下,印發日期以公文付印的日期為準,用阿拉伯數字標識。

第八條  公文中其它組成部分的標識規則,參照《黨政機關公文處理工作條例》國家標準執行。

第九條  公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第四章  行文規則

第十條  為了保持學校公文的嚴肅性和權威性,行文應當確有必要,注重效用。

凡是能通過當面協商、電話聯系等方式解決的事務性問題,不必行文。對下屬部門的請示事項,除按規定必須正式行文批復外,亦可采取抄告主管校長批示等方式予以答復。

第十一條  行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。學校內屬于各部門職權范圍內的事務性工作,不應發文;確實需要發文的,應由校長辦公室轉發。

各部門印發的告知性文書不管是自行行文或聯合行文,都不得印行紅文件頭標識。

第十二條  各類公文應貫徹黨政分開的原則,確因工作需要,黨政工團組織、相關部門,可按照協商一致的原則聯合行文。

第十三條  本著精簡文件的原則,能以部門名義行文的不以學校和校辦名義發文,能以校辦名義發文的不以學校名義發文,盡量減少學校和校長辦公室的文件數量。

第十四條  學校向下級部門的重要行文,應當同時抄報直接上級機關。除上級機關負責人直接交辦的事項外,一般不以學校名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十五條 “請示”應當一文一事,不得多頭報送,一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄報或抄送形式,但不得抄送其下級機關,也不得抄送個人。

“請示”與“報告”要分別行文,“報告”不得夾帶請示事項。

第五章  發文辦理

第十六條  發文辦理是指以學校和各部門名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。發文辦理程序應盡量通過學校自動化辦公系統處理。

第十七條  草擬是發文的第一道程序,按照發文內容不同,草擬公文的主辦部門不同。以學校名義發文時,全校綜合性文件由校長辦公室負責組織有關部門草擬;單一業務性文件由業務歸屬部門草擬;以部門名義發文,由該部門負責草擬。對于涉及多個部門職權范圍的文件,主辦部門應與有關部門協商草擬。

草擬公文應當做到:

()符合國家的法律、法規及學校的職責權限。情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

()人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

()結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“()”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。規章制度中依次為章、節、條、款等。

()擬制緊急公文,應當說明緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。

()應當使用國標計量單位。

()文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

()公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

()公文草擬完成后應使用自動化辦公系統填寫“山西大同大學發文審批表”,并上傳相應電子文稿。

第十八條  公文送校領導簽發之前,須先送有關部門審核。

()部門以學校名義制發的公文,先由本部門負責人審核,交校長辦公室從內容、格式等方面進行核稿。對不符合要求的公文,校辦可將文稿退回擬稿單位進行修改。

()凡涉及幾個部門工作的校級公文,先由主辦部門會同有關部門負責人審核并簽署意見,再送校長辦公室進行核稿。不得將意見不一致的文稿交學校領導簽發。公文送交校辦核稿的時間應比正式發文時間提前2天以上。

()部門告知性文書,由部門負責人核稿。

()審核的重點是:

1.有無必要行文,發文規格是否恰當。

2.是否符合公文的審批程序和行文規則;需要與有關部門協商、會簽的,是否經過協商、會簽。

3.文種使用是否準確,公文格式是否規范。

4.層次是否清楚,布局是否合理,文意是否周全,表達是否簡潔、通順、確切。

5.是否與國家法律、法規相符;與學校有關規定有無矛盾;與以往發出并且繼續生效的公文有否矛盾;是否具有可操作性。

第十九條  公文審核后,應當按簽發權限送校領導簽發。一般按以下原則辦理:

()政策性強、涉及面廣的重要公文,包括重要的“請示”、“報告”,由校長或者主持日常工作的副校長簽發。

()屬于副校長分管范圍的公文,可由分管副校長簽發。如同時涉及其他副校長分管范圍的,應先送其他副校長審核會簽。

()屬于履行手續的公文和內容已經會議決定的公文,經授權可由辦公室主任簽發。

()經內部請示主管校長已同意的發文,經校長辦公室審核,符合內部請示事項的,可由校長辦公室主任簽發。

()簽發公文,主簽人應簽署明確意見以及姓名、日期。其他審批人圈閱,應視為同意。

()部門公告性文書由各部門主要負責人(或委托副職)簽發有效。其中重要的、涉及面廣的方針、政策類問題,需送主管校領導加簽,并在文中注明。

()文稿一經簽發,一般不準改動。如確需改動,必須重新核稿,并報原簽發領導審定。

第二十條  校長辦公室負責以學校、校辦名義發出的公文的繕印工作,正式公文的排版、印刷、上網工作由校辦機要人員、文印人員承擔。文件印刷完畢,經校辦負責人核對無誤,加蓋校印、存檔、登記、分發。

以部門名義發出的公文由該部門負責以上事務。

第二十一條  各職能處室要專人負責上報公文的督查工作。對列入督查的事項,要按照職責分工確定承辦單位,提出具體辦理要求,并根據輕重緩急,做到緊急事項跟蹤督查,重要事項重點督查,一般事項定期督查。承辦單位對督查事項應按要求指定專人辦理,并在規定時限反饋有關情況,對確有特殊原因不能按期辦結的,要向校長辦公室說明情況,并提出進一步辦理意見。

第二十二條  為提高工作效率,加快公文周轉,凡屬職能部門直接處理的問題,應在一周內答復請示單位;需報校領導決定的,也應在三天內交校長辦公室。主管校領導批示后,校長辦公室應立即轉給職能部門,職能部門應按校領導批示給予解決并負責答復;個別特殊情況,不能及時處理的,職能部應在答復期內,向請示單位說明。

第二十三條  認真做好公文落實情況的反饋工作。凡經主管校領導批示的請示,校長辦公室同時隨“文件處理情況報告單”交主管職能部門,職能部門將落實情況及時反饋給校長辦公室,不及時反饋的,校長辦公室有責任催促其報告落實情況,請示單位對超期未答復的問題,也應積極催促職能部門給予答復。請示公文超過兩周未答復的,可視為同意。由于推諉、拖延而造成學校聲譽和經濟損失的,要追究責任。

第六章  收文辦理

第二十四條  收文辦理指學校行政機關收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、擬辦、分送、批辦、承辦、催辦等程序。收文辦理應盡量通過學校自動化辦公系統處理。

第二十五條  上級機關從行政角度對我校的行文,一般由校長辦公室簽收、啟封;校辦秘書負責上傳至學校自動化辦公系統,由校長辦公室負責人按公文內容確定屬辦件或閱件,辦件對校領導簽“閱示”、對承辦單位簽“閱辦”,閱件簽“閱”。然后分別送達校領導,校領導批示處理意見后由校辦秘書轉送有關部門。

第二十六條  上級來文要求學校貫徹執行的,按校領導批辦意見,根據涉及范圍的大小,可采取下列方式之一傳達、貫徹、執行:

()將原文復印、翻印或掃描后通過自動化辦公系統送至有關部門傳閱;

()學校發布實施意見并附原文;

()學校制訂和發布實施細則、辦法并附原文;

()在一定范圍內召開會議傳達。

第二十七條  學校各部門收到的上級政府及其部門的公文,應將原件全部交回校長辦公室,按收文辦理。

上級政府及其部門召開會議所發的公文,除明確發給與會人員的外,參加會議的我校人員必須在會后及時將公文原件全部交校長辦公室,按收文辦理。

必要時,有關部門可保留復印件。

第二十八條  校長辦公室收到各部門上報的公文,應當及時進行審核,對符合本辦法的公文,校辦負責人提出擬辦意見并送校領導批示。

第二十九條  承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退校長辦公室并說明理由。涉及多個部門辦理的公文,主辦部門應當與協辦部門主動協商,及時處理。

第三十條  審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。

第三十一條  送領導批示或者交有關部門辦理的公文,校長辦公室要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。 

第七章  公文立卷、歸檔與管理

第三十二條  公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和我校有關規定,及時收集公文底稿、正本、會簽稿、重要修改稿等,在保證有關材料的齊全、完整的基礎上,分類立卷。

傳真隨同文件一起立卷。

第三十三條  聯合辦理的公文,原件由主辦單位立卷,其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

公文復制件作為正式文件使用時,應當加蓋復制單位證明章,并視同正式公文管理。

第三十四條  案卷應當確定保管期限,按照有關規定定期移交學校檔案館歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十五條  擬制、修改和簽發、批辦公文,書寫工具及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。

第三十六條  上級機關的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,經校領導或校長辦公室主任批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數和印發范圍。

第三十七條  部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時,需要歸檔的公文在立卷后按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第三十八條  沒有歸檔價值和存查價值的公文,經過鑒別和主管領導人批準,可以定期銷毀。

銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

密碼電報的使用和管理,按照有關規定執行。

第八章  附則

第三十九條  本辦法執行中的具體問題由校長辦公室負責解釋。

第四十條  本辦法自發布之日起執行。原《山西大同大學行政公文處理辦法》(同大校字〔20081號)同時廢止。


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